Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası

1. Amaç

Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasının (“Politika”) amacı EAE Elektrik A.Ş. İş Etiği Kurallarında da yer alan rüşvet ve yolsuzluk karşıtı politikalarının ortaya konulmasıdır.

2. Kapsam

Rüşvet ve yolsuzlukla mücadele politikası;

• EAE Elektrik A.Ş. Yönetim Kurulu da dahil olmak üzere tüm EAE Elektrik çalışanlarını,
• Mal ve hizmet aldığımız firmaları ve çalışanlarını, tedarikçi, danışmanlar, avukatlar, dış denetçiler de dahil olmak üzere EAE Elektrik adına görev yapan kişi ve kuruluşları (iş ortakları),

kapsamaktadır.

Bu Politika;

• EAE Elektrik A.Ş. tarafından onaylanmış ve uygulanmakta olan kurumsal yönetim ilkeleri’nin ve EAE Elektrik A.Ş. İş Etiği Kurallarının,
• Birleşmiş Milletler’in Küresel İlkeler Sözleşmesi’ne katılarak uymayı taahhüt ettiğimiz ilkelerin,
• İnsan Kaynakları Uygulamaları’nın

ayrılmaz bir parçasıdır.

3. Tanımlar

• Yolsuzluk: Bulunulan konum nedeniyle sahip olunan yetkinin doğrudan veya dolaylı olarak her nevi kazanç sağlama amacıyla kötüye kullanılmasıdır.
• Rüşvet: Bir kişinin, görevinin ifası ile ilgili bir işi yapması, yaptırması, yapmaması, hızlandırması, yavaşlatması amacıyla doğrudan veya aracılar vasıtasıyla, menfaat temin, teklif veya vaat edilmesi; talep veya kabul edilmesi; bunlara aracılık edilmesi gibi yollarla görevinin gereklerine aykırı davranması için bir başka kişiyle vardığı anlaşma çerçevesinde kendisine veya bunu talep eden tarafa veya bu ilişki dolayısıyla bir başkasına çıkar sağlamasıdır.

Rüşvet ve yolsuzluk pek çok farklı şekilde gerçekleştirilebilir, bunlar arasında:

• Nakit ödemeler,
• BSiyasi ya da diğer bağışlar,
• Komisyon,
• Sosyal haklar,
• Hediye, ağırlama,
• Diğer menfaatler

sayılabilir.

Temsil ve ağırlama ile ilgili uygulamalarımız şirketimizin İş Seyahatleri ve Harcırah Uygulamaları Prosedürü’ne uygun şekilde gerçekleştirilir.

• Çıkar Çatışması: Çalışanların görevlerini tarafsız bir şekilde icra etmelerini etkileyen ya da etkileyebilecek ve kendilerine, yakınlarına, arkadaşlarına ya da ilişkide bulunduğu kişi ya da kuruluşlara sağlanan her türlü menfaat ve onlarla ilgili maddi ya da herhangi bir şahsi çıkara sahip olmaları halini ifade eder.
• Paydaşlar: Değer zinciri boyunca ekonomik, sosyal ve çevresel etkileşimde olunan yönetişim bileşenleridir.

Görev ve Sorumluluklar

Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasının uygulanması ve güncellenmesi Yönetim Kurulu’ nun yetki, görev ve sorumluluğundadır. Bu çerçevede;

• Yönetim Kurulunun, etik, güvenilir, yasaya uygun ve kontrollü bir çalışma ortamı tesis edilmesi için şirket yöneticilerine tavsiyede bulunması,
• Yönetim Kurulu’nun belirleyeceği esaslara uygun olarak riskleri, değerlendirmeleri ve gerekli kontrol mekanizmalarını tesis etmeleri,
• Yönetim Kurulu, Şirket Yöneticileri ve Etik Kurul’un kendi görev alanlarında EAE Elektrik A.Ş. faaliyetlerinin güvenli ve yasal düzenlemelere uyumlu şekilde yürütülüp yürütülmediğinin takibinin yapılması,
• Politikalara, kural ve düzenlemelere uyulmaması durumunda bildirim, inceleme ve yaptırım mekanizmalarının belirlenmesi ve işletilmesi,

gerekmektedir.

Ayrıca, tüm EAE Elektrik çalışanları,

• Yönetim Kurulu’nca belirlenen politikalara uyum sağlamak,
• Kendi faaliyet alanları ile ilgili riskleri etkin şekilde yönetmek,
• İlgili yasal düzenlemelere ve EAE Elektrik uygulamalarına uyumlu bir şekilde çalışmak,
• Genel şirket politikalarına ve bu politikaya aykırı bir davranış, faaliyet ya da uygulama ile karşılaşılması durumunda Etik Kurul’a bildirmek,

ile sorumludur.

5. Mal ve Hizmet Alınan ve Satılan Firmalar ve İş Ortakları

Mal ve hizmet alınan ve satılan firmaların ve iş ortaklarının, Politika esaslarına ve ilgili diğer yasal düzenlemelere uyum sağlaması zorunludur ve bunlara uymayan kişi ve kuruluşlar ile çalışmalar sonlandırılır.

5.1 Firma ve İş Ortaklarının Seçimi

Mal ve hizmet alınan ve satılan firmaların ve iş ortaklarının seçimi aşamasında tecrübe, mali performans, teknik yeterlilik gibi kriterleri ile birlikte etik düzeyleri ve bu alanda olumlu bir geçmişe sahip olmaları da dikkate alınır. Rüşvet veya yolsuzlukla ilgili olumsuz istihbaratı olan firma ya da iş ortaklarıyla, diğer kriterleri karşılasalar bile çalışılmaz. Bu kapsamda herhangi bir iş ilişkisine girmeden önce gerekli araştırma ve değerlendirmelerin yapılması sorumluluğu öncelikle şirket yöneticilerindedir. Yönetim Kurulu, denetimlerinde söz konusu hususlara uygun davranılıp davranılmadığını değerlendirir.

5.2 Firma ve İş Ortakları İle Anlaşma Sağlanması

Olumlu istihbaratı olan ve diğer kriterleri karşılayan firma ve iş ortaklarıyla yapılacak anlaşma ve sözleşmelerde;

• Politikada belirtilen esaslara ve ilgili diğer düzenlemelere tam uyum sağlanması,
• Çalışanlarının bu esasları özümsemesi ve buna uygun davranması,
• Belirli periyotlarla çalışanlarının Politika ile ilgili eğitimler almalarının sağlanması,
• Çalışanlarına bildirim yükümlülükleri ve Etik Kurul ile ilgili düzenli hatırlatma yapması ve böyle durumlarla karşılaşmaları durumunda bildirim yapmalarını teşvik etmesi,

ile ilgili şartlara yer verilir. Bunlara uyulmaması ya da Politika’ya aykırı bir durum oluşması durumunda çalışmanın ve yürürlükteki sözleşmelerin haklı sebeple sonlandırılacağına ilişkin hükümlere yer verilir.

6. Politika ve Prosedürlerimiz

6.1 Rüşvet ve Yolsuzluk

EAE Elektrik her türlü rüşvet ve yolsuzluğun karşısındadır. Amacı ne olursa olsun rüşvet alınması ya da verilmesi kesinlikle kabul edilemez.

Rüşvet veya yolsuzluk aracılığıyla EAE Elektrik ile iş yapmak isteyen 3. taraflarla iş ilişkisinin devam ettirilmemesi gerekmektedir.

6.2 Hediye

Hediye, maddi bir ödeme gerektirmeyen ve genelde iş ilişkisinde bulunulan kişiler ya da müşteriler tarafından teşekkür ya da ticari nezaket icabı verilen bir üründür.

EAE Elektrik tarafından üçüncü şahıslara teklif edilen ya da verilen her türlü hediye alenen, iyi niyetle ve koşulsuz olarak teklif edilmelidir. Bu kapsamda verilebilecek hediyeler ve bunların kayıt altına alınması ile ilgili esaslar EAE Elektrik İş Etiği Kuralları’nda yer alan Hediye Kabul Etme ve Verme maddesinde yazılı hale getirilmiştir.

Hediyenin kabul edilebilmesi için de aynı prensipler geçerlidir ve bu prensiplerde yer verilen maddi değeri yüksek olmayan, sembolik hediyelerin dışında kesinlikle hediye kabul edilmemelidir. Ayrıca, bu kapsamda olsa bile hediye kabulünün sıklık arz etmemesi, kabul edilen hediyelerle ilgili kabul eden tarafından ilk amiri kanalıyla şirket İK ve Yönetim Kuruluna bildirimde bulunulması gerekmektedir.

6.3 Kolaylaştırma Ödemeleri

Bu Politikanın kapsamında yer alan kişi ve kuruluşların, devlet kurumları ile rutin bir işlemi ya da süreci (izin ve ruhsat almak, belge temin etmek, vb.) güvenceye almak ya da hızlandırmak için kolaylaştırma ödemeleri teklif edilmez.

6.4 Bağışlar

EAE Elektrik, çalışanlarının işlerinden bağımsız olarak kendi topladıkları tutarlarla hayır kurumlarını desteklemeleri EAE Elektrik Bağış ve Yardım uygulamasının dışındadır. Ancak, bu noktada da EAE Elektrik İş Etiği Kuralları’nda yer alan prensipler geçerlidir.

7. Hatasız Kayıt Tutma

EAE Elektrik muhasebe ve kayıt sistemi ile ilgili uymak zorunda olduğu hususlar yasal düzenlemeler ile düzenlenmiştir. Buna göre;

• Üçüncü şahıslarla (müşteriler, tedarikçiler, vb.) ilişkilere ait her türlü hesap, fatura ve belgenin, eksiksiz, kesin ve doğruluğuna güvenilir şekilde kayda geçirilmesi ve muhafaza edilmesi,
• Herhangi bir işleme ilişkin muhasebe ya da benzer ticari kayıtlar üzerinde tahrifat yapılmaması ve gerçeklerin saptırılmaması,

gerekmektedir.

8. Eğitim ve İletişim

Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası, EAE Elektrik çalışanlarına duyurulmuş ve QDMS aracılığıyla da sürekli ve kolaylıkla erişilebilir durumdadır.

Eğitimler, çalışanların farkındalığının artırılması için önemli bir araçtır. Bu kapsamda İnsan Kaynakları Müdürlüğü tüm çalışanların katılımının zorunlu olduğu eğitim programları tasarlar.

9. Politika İhlallerinin Bildirimi

Bir çalışan ya da EAE Elektrik adına hareket eden bir kişinin işbu politikaya aykırı hareket ettiği yönünde görüş ya da şüphe varsa, Etik Kurul’ a elk.etikkurul@eaegroup.com mail adresinden iletilmelidir.

EAE Elektrik, dürüst ve şeffaf bir yaklaşımı teşvik etmekte olup; iyi niyetle içten kaygılarını dile getiren herhangi bir çalışanını ya da EAE Elektrik adına hareket eden bir kişiyi desteklemektedir ve bildirimleri gizli tutmaktadır. Hiçbir çalışan Etik Kuru’la yapmış olduğu Etik Kural ihlali olduğuna inandığı bir bildirim nedeniyle baskı veya cezalandırmaya tabi tutulamaz, Etik Kurul’un yazılı oluru alınmadan görev kapsamı veya yerinde bu nedenle bir değişiklik yapılamaz.

Bildirim yapan kişinin, bu tür bir muameleye maruz kalması durumunda bunu Etik Kurul’a iletmesi gerekmektedir.

Mal ve hizmet alınan firma ya da iş ortaklarının da çalışanlarına Etik Kurul iletişim bilgileri ile ilgili düzenli hatırlatma yapması ve böyle durumlarla karşılaşmaları durumunda bildirim yapmalarını teşvik etmesi gerekmektedir. Bu husus yapılan sözleşmelerle de garanti altına alınır.

EAE Elektrik İş Etiği Kuralları ile ilgili hususlar belirli periyotlarla EAE Elektrik çalışanlarına hatırlatılmaktadır.

10. Politika İhlalleri

Politikaya aykırı olan veya olma ihtimali olan durumlarda, konu Etik Kurul’unca incelenir ve uygunsuz davranışların tespiti halinde gerekli yaptırımlar uygulanır.

Mal ve hizmet alınan ve satılan firmalar veya EAE Elektrik adına görev yapan kişi ve kuruluşlar ile yapılan sözleşmelerde Politika’ya aykırı davranış, tutum ya da faaliyet bulunduğunun belirlenmesi durumunda çalışmaların / yürürlükteki sözleşmelerin EAE Elektrik tarafından haklı sebep ile tek taraflı olarak sonlandırılacağına dair hükümlere yer verilir ve Politika ihlali durumunda da istisna yapılmaksızın bu hükümler uygulanır.