Kariyer
İş Etiği Prosedürü
1. Giriş
2. Çalışan İlişkileri
3. Şirket Dışı İlişkiler
4. Çalışanların Uyması Gereken Etik Davranış Kuralları
5. İş Sağlığı ve İş Güvenliği
6. Siyasal Faaliyet Yasağı
7. Uygulama Prensipleri
Amaç ve Kapsam
Bu prosedürün amacı; EAE Elektrik çalışanlarının, şirketin saygınlığını, güvenilirliğini ve kurumsal bütünlüğünü koruyacak şekilde etik değerlere uygun davranmalarını sağlamak ve kurum genelinde ortak bir etik kültür oluşturmayı temin etmektir.
EAE Elektrik A.Ş., tüm çalışanlarından; şirket kültürünü yansıtan tutum ve davranışlar sergilemelerini, iş süreçlerinde dürüstlük, adalet, saygı ve sorumluluk ilkelerine bağlı kalmalarını bekler. Bu doğrultuda, tüm çalışanların "İş Etiği Prosedürü"ne uyması zorunludur.
Ayrıca, şirketin iş ortakları, tedarikçileri ve diğer tüm paydaşlarından da etik kurallara ve bu kuralları destekleyen ilkelere uygun davranış sergilemeleri beklenir.
Bu prosedür, yalnızca bir etik davranış rehberi değil; risk temelli yönetim anlayışı, yasal uyum, müşteri beklentileri ve sürdürülebilir iş yönetimi ilkelerini esas alan, şirketin etik kültürünü güvence altına alan çatı bir yönetim sistemidir.
Bu prosedür; EAE Elektrik'in tüm çalışanlarını, taşeronlarını, tedarikçilerini ve iş ortaklarını kapsar.
Uygulama kapsamında;
- İş Etiği Prosedürü'nün tüm çalışanlara bildirilmesi, anlaşılması ve benimsenmesi,
- Etik risklerin yılda en az bir kez analiz edilmesi Yönetim Kurulu'na raporlanması,
- İş Etiği Prosedürünün 3 aylık periyotlarda gözden geçirilmesi, gerekli revizyonların yapılması QDMS üzerinden yayınlanması,
- Rüşvet ve yolsuzlukla mücadelede "sıfır tolerans" ilkesinin benimsenmesi ve şirket genelinde duyurulması,
- Çalışanların, etik ihlalleri güvenli, anonim ve misillemesiz biçimde bildirebilmeleri için raporlama mekanizmasının işletilmesi,
hususlarını kapsar.
Etik Davranış Kurallarının tüm çalışanlara duyurulması, bu kurallara uyumun sağlanması ve öneminin vurgulanması yönetimin temel sorumlulukları arasındadır. Yönetici pozisyonundaki tüm çalışanlar, ekiplerine örnek teşkil etmek ve etik liderlik göstermekle yükümlüdür.
Uygulama Alanı
Bu prosedür, EAE Elektrik'in Türkiye ve yurtdışındaki tüm lokasyonlarında geçerlidir ve iş sözleşmesi ile çalışan tüm personeli kapsar.
Aşağıda sayılan gruplar, işbu prosedür hükümleri bakımından kapsama dahil edilir:
- İş sözleşmesi ile (belirsiz süreli, belirli süreli, kısmi süreli sözleşme ile) çalışanlar,
- Stajyer ve çırak statüsündeki kişiler,
- Taşeron/alt işveren personeli, danışmanlar ve geçici görevlendirilen üçüncü taraf çalışanlar,
- Şirket adına/hesabına hareket eden bayi, tedarikçi, hizmet sağlayıcı ve diğer iş ortakları,
Yerel mevzuat ile şirket prosedürleri arasında çelişki olması halinde, daha katı olan hüküm uygulanır.
Prosedür ve revizyonları QDMS üzerinden yayımlanır; yürürlük ve duyurular bu sistem üzerinden izlenir.
1. Genel İlkeler – Çalışan İlişkileri
EAE Elektrik, çalışan haklarına saygılıdır. Esas ilkeler:
- Eşitlik ve liyakat: Ayrımcılık yapılmadan, fırsat eşitliğiyle işe alım; başvuru ve değerlendirmelerin kayıt altına alınması; ayrımcılık şikâyetleri için dilek ve şikayet sisteminin işletilmesi.
- Yetenek yönetimi: Nitelikli çalışanları çekmek, yetenek/yaratıcılıktan azami fayda sağlamak; eğitim ve gelişimde fırsat eşitliği.
- Ücret & performans: Adil-rekabetçi ücret ve objektif performans sistemiyle başarının ödüllendirmesi.
- Eğitim yönetimi: Yıllık eğitim ihtiyacı analizi, eğitim planlarının ve geri bildirimlerinin kayıt altına alınması.
- Şeffaf ücret: Ücret-yan hakların açık bildirilmesi; ceza gerekçesiyle maaş kesintisi yapılmaması.
- Rüşvetle mücadele: Düzenli farkındalık eğitimleri ve katılım kayıtlarıyla takip edilmesi.
- İş barışı: İş birliği, dayanışma ve karşılıklı saygı kültürü.
- İSG: Temiz ve güvenli koşullar; periyodik risk değerlendirmeleri ve DÖF takibinin yapılması.
- Taciz/mobbing sıfır tolerans: Anonim bildirim, gizlilik, kök neden analizi, disiplin süreçlerinin yürütülmesi.
- Baskı/tehdit raporlama: Uygunsuz menfaat baskılarının Etik Kurul'a raporlanması.
- Çalışan katılımı: Düzenli çalışan anketlerinin, analiz ve aksiyonların paylaşılması.
- Kişisel veriler: Belirli-açık-meşru amaçlarla işlenmesi; saklama sürelerinin KVKK'ya uygun yönetilmesi.
2. Şirket Dışı İlişkiler
- İtibarın korunması, kanalların açık tutulması, eleştiri-önerilerin kayıt altına alınıp kök neden analizi ve aksiyon takibini yapmak.
- Kişisel görüş beyanından kaçınmak.
- Güven, dürüstlük ve sürdürülebilir kârlılık; şeffaf, eksiksiz, denetime açık raporlamalar; rüşvet/yolsuzluk risklerini düzenli raporlamak.
- Tüm faaliyetleri yasalara uygun yönetmek, kayıt ve raporlamak.
- Kamu görevlilerine hediye/ağırlama/kolaylaştırma ödemeleri yasaktır; uygunsuz menfaat sağlanmaz.
- Denetim taleplerinin doğru ve zamanında karşılanması sağlanır.
- Toplumsal fayda ve sürdürülebilirlik odaklı projelere destek olmak.
- Projelerde çevresel etki değerlendirmesi yapılır, elde edilen bulgular proje raporlarına dâhil edilerek çevreye duyarlı uygulamaların hayata geçirilmesi sağlanır.
- Yerel istihdamı ve toplum gelişimini önceleme; sürdürülebilirlik raporlarını şeffaf paylaşmak.
- Değer yaratmak, doğru ve eksiksiz bilgi vererek uzun vadeli güven ortamı oluşturmak.
- Müşteri şikâyetlerinin kayıt altına alınması, kök neden analizlerinin yapılması, ilgili aksiyonların belirlenmesi ve uygulanmasının takibi ile sürecin kapanışının yönetilmesini sağlamak.
- Tedarikçi ve bayilerle iş ilişkilerinde açık ve doğru bir iletişimle karşılıklı değer yaratmak.
- Tedarikçi ve bayi seçiminde objektif kriterler ile karar vermek.
- Tedarikçi ve bayi denetimlerinde ve ziyaretlerinde tedarikçi/bayi tarafından talep edilen gizlilik ve iş güvenliği kurallarına uymak.
- Mevzuatın izin verdiği sınırlar dışında, rakiplerle ya da diğer kişi ya da kuruluşlarla, doğrudan ya da dolaylı olarak rekabeti engelleme, bozma ya da kısıtlama amacını taşıyan veya bu etkiyi yaratan ya da yaratabilecek nitelikte olan anlaşmalar ve davranışları ne şekilde olursa olsun yapmamak,
- Belirli bir piyasada tek başına ya da teşebbüslerle birlikte hakim olduğu durumda, bu durumu kötüye kullanmamak,
- Rakipler ile piyasa ve/veya rekabet koşullarını birlikte belirlemeye yönelik görüşme ve bilgi alışverişi yapmamak,
- Şirketi temsilen katılınan dernek, oda, meslek birlikleri vb. toplantılar ile diğer özel veya mesleki toplantı ve görüşmelerde yukarıda belirtilen durumlara yol açabilecek veya bu şekilde nitelenebilecek her türlü görüşme ve işlemlerden kaçınmak.
- Düzenli periyotlarda rekabet hukuku farkındalık eğitimleri ile bilinçlenmek.
- Çevresel mevzuata tam uyum için; atık, enerji, su, karbon izleme ve raporlamalarını sağlamak.
- BM Küresel İlkeler sözleşmesi ile belirlenmiş ilkelere uygun hareket etmek, bu konuda örnek olmak.
- Zorla çalıştırma/çocuk işçi/insan ticareti ve zorunlu fazla mesaiye sıfır tolerans; kimlik/pasaport tutmamak.
3. Çalışanların Uyması Gereken Etik Davranış Kuralları
- Yasalara uyum; uygunsuz menfaat talep/kabul edilmez.
- Saygı ve eşitlik; ayrımcılık, taciz ve zorlayıcı davranışlardan kaçınmak; vakaları Etik Kurul'a bildirmek.
- Şeffaflık ve kayıt: İş ilişkilerini belgelendirmek, hesap verebilirlik.
- Haksız kazanç: Görev ve sorumluluğunu gerçekleştirirken haksız kazanç/rüşvet olarak adlandırabilecek bir davranış sergilememek.
- Çıkar çatışmaları: Kendisi/birinci derece yakını lehine doğabilecek durumları yazılı bildirmek.
- Yetkisiz taahhüt verilemez, iş barışı ve etik çalışma ortamı korunur
- Varlık ve bilgi koruması: ISO 27001 prosedürlerine uyum; erişim bilgilerinin paylaşılmaması.
- Kaynakların kullanımı: Şirket kaynaklarını yalnızca ticari amaçla kullanmak; yan iş/çıkar ilişkisini yazılı bildirmek.
- Yeni geliştirilen ürün, süreç ve yazılımların fikri mülkiyet haklarını teminat altına alabilmek için yasal olarak işlemlerin zamanında başlatılmasını sağlamak, üçüncü taraf haklarına saygılı olmak.
- Tedarikçi sözleşmelerinde fikri mülkiyet ihlali sorumluluğu düzenlenir; gizlilik sözleşmeleri imzalanır
- Yıllık farkındalık eğitimleri ile farkındalığı artırmak. (Ar-Ge/Üretim/Satınalma/Satış birimlerin bu eğitimi alması önceliklidir.)
- Kritik tasarım/dokümanların kilitli veya yetkili dijital ortamda saklanmasını sağlamak, iç denetimle süreklilik takibini yapmak.
- Yasal kayıtların tam ve doğru tutulmasını sağmak, üst yönetim onayı olmadan gizli bilgi paylaşmamak.
- KVKK ve ISO 27001'e uygun şekilde veri güvenliği süreçlerinin uygulamak, yıllık farkındalık eğitimleri ile bilinç düzeyini artırmak.
- Üçüncü kişilerden gelen şirket için gizli kategorisine giren bilgi taleplerini, üst yönetim onayı olmadan cevaplamamak.
- Şirketin açıkladığı beyan ve sunduğu raporların gerçeğe uygun olması için gerekli özeni göstermek.
- Olası terör, doğal afet ve art niyetli girişimlere karşı şirket çalışanlarını, bilgi ve bilgi sistemlerini, fabrika ve idari tesislerin korunması için gerekli tedbirleri almak.
- Terör, doğal afet vb. olması durumunda oluşturulacak acil kriz yönetimi ile ilgili gerekli planlamayı yapmak, bu yolla kriz anında minimum kayıpla iş sürekliliğini sağlamak.
- Şirket varlıklarının çalınmasını veya zarara uğramasını önlemek için her türlü tedbiri almak.
- Kriz yönetimi ve iş sürekliliği planlarını yılda en az bir kez tatbikat ile test etmek ve sonuçları kayıt altına almak.
- Tüm çalışanlara yılda bir kez acil durumlarla ilgili eğitim verilir. Yeni başlayanlar için bu eğitim, oryantasyonun zorunlu parçasıdır.
- Kritik altyapılarda (sunucu odası, üretim hattı vb.) fiziksel erişim kontrolünü uygulamak ve yetkili kişiler dışında erişim yasaklamak.
- Şirkete ait mali ve ticari sırlar, rekabet gücünü zayıflatabilecek bilgiler, personel hak ve bilgileri ile iş ortaklarına ilişkin sözleşme ve bilgiler gizlidir; tüm çalışanlar bu gizliliği korumakla yükümlüdür.
- Gizli dokümanlar erişim yetkisi tanımlı dijital sistemlerde veya kilitli fiziksel arşivlerde saklanır; yetkiler periyodik olarak gözden geçirilir ve yetkisiz erişim kontrolleri yapılır.
- İş gereği öğrenilen gizli bilgiler, şirket içi/dışı yetkisiz kişi ve mercilerle paylaşılmaz; doğrudan veya dolaylı biçimde spekülatif amaçlarla kullanılamaz.
- Üçüncü taraflarla bilgi paylaşımı öncesinde kapsam belirlenir, ilgili yönetici ve/veya İKM onayı alınır ve gizlilik sözleşmesi imzalanır.
- Kritik veriler düzenli olarak yedeklenir, yedeklerin bütünlüğü belirli aralıklarla test edilir. İlgili kayıtlar Kayıt Saklama tablosunda belirtilen sürelerde muhafaza edilir.
- Kişisel veriler, KVKK'ya uygun olarak belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenir; veri minimizasyonu, saklama süresi KVKK'ya uygun şekilde saklanır.
- Gizlilik ihlali şüphesi derhal yöneticilere ve/veya İKM'ye bildirilir; gerekli hallerde Etik Kurul ve Bilgi Güvenliği süreçleri işletilir ve Disiplin Yönetimi Prosedürü uygulanır.
Çalışanlar, görevlerini tarafsız icra etmeyi etkileyen/etkileyebilecek tüm menfaat ilişkilerinden kaçınır; potansiyel veya gerçekleşmiş çıkar çatışmalarını gecikmeksizin bildirir.
- Beyan yükümlülüğü: Tüm çalışanlar çıkar çatışması durumlarını (kendileri ve birinci derece yakınları için) yazılı olarak Etik Kurul'a bildirir. Çıkar çatışması beyanları Etik Kurul tarafından değerlendirilir ve risk analizi raporuna entegre edilir.
- Kayıt ve Saklama: Beyanlar gizlilik çerçevesinde kayıt altına alınır. Kayıt Saklama Tablosuna uygun şekil ve sürelerde muhafaza edilir.
- Tespit ve aksiyon: Çıkar çatışması tespitinde ilgili çalışan ve yöneticisi birlikte durumu kayıt altına alır; görev/yetki değişikliği, sorumluluk devri, iş rotasyonu gibi önlemler planlanır ve uygulanır.
- Bildirim kanalı: Gereken hallerde süreç Etik Kurul'a bildirir; uygunsuzluklar için DÖF süreci başlatılır ve Disiplin Yönetimi Prosedürü uygulanır.
- Akrabalık ilişkileri, kişisel yatırımlar, yan işler, tedarikçi/müşteri ile finansal bağlar gibi durumlar örnek teşkil eder; bu haller oluştuğunda derhal beyan esastır.
Çalışanlar; görev, yetki ve unvanlarını kullanarak kendileri, yakınları veya üçüncü kişiler lehine herhangi bir menfaat sağlayamaz. Kişisel yatırımlar ve ilişkiler nedeniyle doğabilecek çıkar çatışmaları başta beyan edilir ve yönetilir.
- İşe giriş beyanı: Başka şirketlerde hisse/ortaklık/yatırım bulunması işe girişte beyan edilir; aday mülakatlarında sorgulanır. Sonradan oluşan değişiklikler çalışan tarafından yöneticisine ve İnsan Kaynaklarına yazılı olarak bildirilir.
- Haksız menfaat yasağı: Unvan ve yetkiden yararlanarak kendisi, yakını veya üçüncü kişiler lehine avantaj sağlanamaz.
- Kişisel yatırım ve yan uğraşlar: Kurumla çıkar çatışması yaratmayacak, görev performansını ve dikkatini engellemeyecek şekilde yürütülür.
- Akrabalık durumları: Müşteri/tedarikçi tarafında karar verici pozisyonda bulunan kişilerle birinci derece akrabalık varsa üst amire derhal bildirilir; gerekli hallerde görev/yetki devri yapılır.
- Öğrenilen menfaat bağları: Ticari ilişki içinde olunan şirketlerde yakınların hisse/menfaat sahibi olduğunun öğrenilmesi halinde anında bildirim yapılır.
- Devam eden pozisyonlarda risk yönetimi: Çıkar çatışması bulunan pozisyonda İnsan Kaynaklarına bir bildirimde bulunulur. Bu durumun sonucunda risk değerlendirmesi yapılarak, risk analizi tablosuna eklenir ve gerekli durumlarda rotasyon yapılır.
- Uygunsuzluk yönetimi: Gerekli durumlarda süreç Etik Kurul'a eskale edilir; DÖF başlatılabilir ve Disiplin Yönetimi Prosedürü hükümleri uygulanabilir.
- Genel kural: Genel katılıma açık konferans/resepsiyon/seminer vb. hariç; kararları etkileyebilecek sportif faaliyetler, yurt içi/dışı geziler vb. davetlere katılım ilgili bölüm yöneticitisinin onayına tabidir.
- Kabul edilmeyen davetler: İş kararlarını etkileyebilecek lüks, ölçüsüz veya sık tekrar eden davetler kabul edilmez.
- Uygunsuzluk yönetimi: Şüpheli/uygunsuz durumlar İnsan Kaynaklarına bildirilmesi halinde Etik Kurul'a raporlanır; gerekli hallerde DÖF başlatılır ve Disiplin Yönetimi Prosedürü hükümleri uygulanır.
Hediye, maddi bir ödeme gerektirmeyen ve genelde iş ilişkisinde bulunulan kişiler ya da müşteriler tarafından teşekkür ya da ticari nezaket icabı verilen bir üründür. Bu kapsamda hediyeler ile ilgili esaslar EAE Elektrik Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasında yer alan "Hediye" maddesinde de yazılı hale getirilmiştir.
Ayrıca Şirket ile iş ilişkisi kurmak ya da sürdürmek isteyen özel ya da resmi kişi ve kuruluşlarla olan ilişkilerin yürütülmesinde aşağıdaki konulara riayet edilmesi gerekmektedir;
- Promosyon dışındaki ve bağımlılık algısı yaratabilecek hediyeler kabul edilmez/teklif edilmez.
- Tedarikçi, bayi, müşteri, grup şirketi veya üçüncü kişilerden uygunsuz menfaat kabul edilmez; teklif edilirse reddedilir ve Etik Kurul'a bildirilir.
- Tereddüt durumunda çalışan Etik Kurul'a yazılı danışır; onay olmadan işlem yapılmaz.
EAE Grubu'ndaki görevinden ayrıldıktan sonra kendisi şirket kurarak ya da bir şirkete ortak olarak EAE Grup şirketlerine satıcılık, yüklenicilik, danışmanlık, komisyonculuk, temsilcilik, bayilik veya benzeri şekillerde iş yapmak, olumsuz algılamalar oluşturabilecek dikkat edilmesi gereken çok hassas bir konudur. Böyle bir sürecin öncesi ya da sonrasında EAE Grubu menfaatleri çerçevesinde hareket edilmesi, ahlaki ve etik kurallara riayet edilmesi, süreç öncesi ve sonrasında çıkar çatışmalarına izin verilmemesi gerekmektedir.
Bu durumdaki bir tedarikçi için ilgili yöneticinin, tedarikçinin daha önce çalışmış olduğu EAE Grup şirketi ile iletişime geçerek uygunsuz bir durum olmadığına dair rapor hazırlayarak üst amirini bilgilendirmesi gereklidir. Uygunsuz bir durum söz konusu ise ilgili şahısla ticari ilişki kurulmamalıdır.
İstisna onayları ve kurulan ilişkiler yıllık olarak Etik Kurul'da değerlendirilir.
Yönetim Kurulu onayı gerektiren istisnai durumlar dışında olumsuz algılamaları önlemek üzere bu tür ticari ilişkilere çalışanın EAE Grup'tan ayrılmasının üzerinden 2 yıl geçmeden onay vermemek gereklidir.
Bu süre, Yolsuzlukla Mücadele Rehberi ve Rekabet Hukuku çerçevesinde çıkar çatışmalarının etkili biçimde bertaraf edilmesi için bekleme süresi uygulamalarına paraleldir. İş ilişkisi kurulması halinde sözleşmelere çıkar çatışması, rüşvet ve hediye yasağı, şeffaflık ve fesih hükümleri eklenir; ihlalde sözleşme derhal feshedilebilir.
Şirketimize ve EAE Grup'a ait her türlü gizli bilgiyi kullanarak veya üçüncü şahıslara vererek, herhangi bir ticari menfaat elde etmeye çalışmanın yasal bir suç olduğu bilinmeli ve kesinlikle teşebbüs edilmemelidir.
Ayrıca çalışanlar ve tedarikçiler gizli bilgilere yalnızca iş amaçlı erişim sağlamalı, veri sızıntısı ve uygunsuz paylaşım durumunda şirket içi ihbar mekanizmasını (elk.etikkurul@eaegroup.com adresi ve/veya Dilek ve Şikâyet Sistemini) kullanarak bildirimde bulunmaktadır.
Bilgi güvenliği riskleri periyodik olarak değerlendirilerek, yetkisiz erişimi engelleyen teknik ve idari kontroller uygulanarak; uygunsuzluk tespit edildiğinde DÖF (Düzeltici, Önleyici Faaliyet) başlatılır.
4. İş Sağlığı ve İş Güvenliği
Şirketimiz, işyerinde ve işbaşında, iş sağlığı ve güvenliğini tam anlamıyla sağlamayı hedeflemiştir.
- Çalışanlar bu amaçla konulan kural ve talimatlara uygun hareket ederler ve gerekli önlemleri alırlar.
- Çalışanlar, işyeri ve/veya çalışanlar bakımından tehlike arz eden veya yasa dışı nitelikteki hiçbir eşya ya da maddeyi işyerinde bulundurmayacaktır,
- Çalışanlar; geçerli bir doktor raporuna istinaden bulundurulanlar hariç, işyerinde uyuşturucu, bağımlılık yapıcı, akli veya fiziksel melekeleri kısıtlayıcı ya da ortadan kaldırıcı maddeleri bulundurmayacak, bu tür maddelerin etkisi altındayken iş yerinde ve iş kapsamında çalışma yapmayacaklardır.
- İş kazası, ramak kala ve meslek hastalığı bildirimleri için yasal bildirim süreleri (SGK'ya en geç 3 iş günü) takip edilir ve kayıt altına alınır.
- Hamile veya emziren çalışanlar, engelli çalışanlar ve özel risk grupları için ek koruma tedbirleri uygulanır; çalışma koşulları risk değerlendirmesinde ayrıca dikkate alınır.
- Tüm çalışanlar ve taşeron personel için yılda en az bir kez İSG farkındalık eğitimi düzenlenir ve eğitim katılım kayıtları tutulur.
5. Siyasal Faaliyet Yasağı
Şirketimiz siyasi partiler, politikacılar ya da siyasi adaylara bağış yapmaz. Siyasi bağış ve desteklerin yasak olduğu, olası taleplerin reddedilerek Etik Kurul'a raporlanması zorunludur. Bu konularda işyerlerinin sınırları içerisinde gösteri, propaganda ve benzeri maksatlı faaliyetlere izin verilmez. Şirket kaynakları (araç, bilgisayar, e-posta,telefon gibi) siyasi amaçlı faaliyetlere tahsis edilmez.
Her türlü rüşvet, uygunsuz avantaj ve siyasi nüfuz ticareti yasaktır; bu yasak yalnızca şirket çalışanlarını değil, tedarikçi ve iş ortaklarını da kapsar.
Çalışanların bireysel siyasi görüş ve faaliyetleri iş saatleri dışında ve şirket kaynakları kullanılmadan yürütülmeli; bu faaliyetlerin şirketi temsil edecek şekilde algılanmaması için gerekli dikkat gösterilmelidir.
6. Uygulama Prensipleri
EAE Elektrik uluslararası pazarlarda da faaliyet gösteriyor olması nedeniyle, şirket operasyonları farklı ülke yasa ve düzenlemelerine tabi olabilmektedir. Farklı ülkelerde iş yapma etiğine ilişkin soru işaretleri olduğunda öncelikle işin yapıldığı ülkedeki yerleşik düzenlemeler izlenmelidir. İşin yapılacağı ülke ve/veya ülkelerdeki düzenlemelerin izlenmesi, uluslararası platformda faaliyet gösterecek EAE Elektrik'in benimsediği etik değerler açısından sakıncalı sonuçlar yaratabilecek mahiyette ise, bu durumda sahip olduğumuz etik kurallar ve prosedürler dahilinde çözüm yolları bulmaya çalışılır.
Yerel düzenlemeler ile şirket etik kuralları arasında çelişki olması durumunda daha katı olanın uygulanması prensibi geçerlidir.
Etik açıdan değerlendireceğiniz bir konuda hareket planına karar vermenizde yol gösterici olarak aşağıdaki adımları izlemeniz ve kendinize bu soruları sormanız gerekmektedir:
- İlgili konu / olay / davranışımız kanun, kural ve geleneklere uygun mu?
- İlgili konu / olay / davranış dengeli ve adil mi? Rakip firma / başkası yapsa, rahatsız olur muyduk?
- Firmamız ve paydaşlarımız, bu olayın tüm ayrıntıları duyulsa, rahatsız olur mu?
- Bu davranışta bulunduğunuzu diğerleri bilseydi zor durumda kalır mıydınız veya mahcup olur muydunuz?
- Sizin için veya Şirketiniz için olumsuz sonuçlar doğurabilir mi?
- Başka kimler bundan etkilenebilir? (Grup şirketler / firmamız ve firma bünyesinde diğer çalışanlar, siz, vb.)
Bu değerlendirmeler yapılırken risk temelli yaklaşımı dikkate alınmalı, etik ikilemler Etik Kurul'a raporlanarak kayıt altına alınmalıdır. Bu tür kararların şeffaflık ve adil iş uygulamaları çerçevesinde alınmasını zorunlu kılar.
EAE Elektrik yöneticilerinin, "İş Etiği Prosedürü" çerçevesinde çalışanlar için tanımlanmış olan sorumlulukların ötesinde ek sorumlulukları da bulunmaktadır. Buna göre, yöneticiler;
- Etik kuralları destekleyen bir şirket kültürünün ve çalışma ortamının oluşturulmasını ve sürdürülmesini sağlamaktan,
- Etik kuralların uygulanmasına davranışlarıyla örnek olmaktan, çalışanlarını etik kurallar konusunda bilgilendirmekten,
- Etik kurallarla ilgili soru, şikayet ve bildirimlerini iletmeleri konusunda çalışanlarını desteklemekten,
- Kendisine danışıldığında yapılması gerekenler konusunda yol göstermek, iletilen tüm bildirimleri dikkate almak ve gerekli gördüğünde Etik Kurul'a en kısa sürede iletmekten,
- Ekiplerinde uygunsuzluk tespit edildiğinde raporlama zincirini işletmek, risk değerlendirmelerini periyodik olarak gözden geçirmek ve bu süreçlerin dokümante edilmesini sağlamaktan,
- Sorumluluğundaki iş süreçlerinin etik konularla ilgili riskleri en aza indirecek şekilde yapılandırılmasını sağlamaktan ve etik kurallara uyumu sağlamak üzere gerekli yöntem ve yaklaşımları uygulamaktan,
- Çalışanlara düzenli etik eğitimi verilmesini koordine edilmesi için talepte bulunmaktan ve uygunsuzluklarda DÖF açılmasını sağlamaktan ve alınan aksiyonların etkinliğini takip etmekten sorumludur.
Çalışanlar, Şirket İş Etiği Prosedürünün veya Şirketin tabi olduğu yasal düzenlemelerin ihlal edildiğini öğrenirse bunu öncelikle doğrudan bağlı oldukları yöneticilerine veya İnsan Kaynakları Departmanına veya Etik Kurul'a bildirmekle yükümlüdürler.
Yapılan tüm bildirimler gizlilik esasına göre kayıt altına alınır ve raporlama zinciri işletilir. Şirkete yapılan bildirimler, şirketin iç işleyiş ve prosedürleri doğrultusunda sonuçlandırılarak karara bağlanır.
Bildirimi yapan çalışanların kimliği korunur ve misillemeye karşı güvence altına alınır.
İş Etiği Prosedürünü veya Şirket politikalarını ve prosedürlerini ihlal edenler hakkında, "Disiplin Yönetimi Prosedürü"ne göre işlem yapılır.
Disiplin yönetimi yaptırımları, uygunsuz davranışları ve kuralları bozmaya neden olan fiilleri onaylayan, yönlendiren veya bu konularda bilgi sahibi olup gerekli bildirimi uygun şekilde yapmayan kişilere de uygulanacaktır. Ayrıca, herhangi bir şikayet ve bildirimde bulunan veya değerlendirme esnasında yardımcı olan kişilere karşı olumsuz hal ve davranışlarda bulunanlara da aynı şekilde tolerans gösterilmemektedir.
Bu tür davranışlar ayrıca ayrı bir disiplin ihlali olarak değerlendirilir ve gerektiğinde DÖF açılarak sonuçları Yönetim Gözden Geçirme toplantılarında raporlanır.
İlan edilen "İş Etiği Prosedürü" ile ilgili uyumsuzluklar EAE Elektrik "Etik Kurul"u bünyesinde çözümlenir. Etik Kurul EAE Elektrik "İş Etiği Prosedürü" kapsamında çıkar çatışmalarını çözümlemek, etik kuralların ihlal edildiğine dair kendisine iletilen bildirimleri değerlendirmek amacıyla kurulmuştur.
Etik Kurul toplantıları periyodik olarak yapılır, alınan kararlar kayıt altına alınır ve gerektiğinde Yönetim Kurulu'na raporlanır. Tüm bildirim ve soruşturmalar gizlilik ilkesi çerçevesinde yürütülür ve ilgili kişilerin kimliği korunur.
Şirketimiz her yıl İK ve Etik konularla alakalı analizi oluşturur ve inceler. Risk analizi; İnsan Kaynakları, İş Sağlığı ve Güvenliği, Çevre ve Etik boyutlarını kapsayacak şekilde hazırlanır ve değerlendirilir. Yerel mevzuat ve müşteri beklentileri doğrultusunda hazırlanan bu risk analizi Etik Kurul tarafından gözden geçirilir, gerekli görülürse güncellenir ve Yönetim Kurulu'na raporlanır.
Etik Kurul yılda bir kez kapsamlı etik risk analizi yapar. Bu analiz; çalışan beyanları, davet katılımları, etik ihlal bildirimleri ve müşteri denetim bulguları gibi girdiler kullanılarak yapılır. Etik Kurul yılda iki defa etik konularla ilgili gündemi görüşmek için toplanır. Periyodik bu toplantılarda; toplantı dönemi öncesinde Etik Kurul'a iletilen bildirimler (çıkar çatışması, etik ihlali vb..), raporlar (bildirim sayıları, kapatılan DÖF'ler, eğitim katılımları) ve kriterler (örneğin % 100 beyan, %95 eğitim katılım oranı) dikkate alınır. Sonuçlar Yönetim Gözden Geçirme toplantısında raporlanır ve sürekli iyileştirme döngüsüne dahil edilir.
Etik Kurul aşağıdaki kişilerden oluşur:
- Başkan – Yönetim Kurulu Üyesi
- Üye – Busbar Fabrika Direktörü
- Üye – İnsan Kaynakları Müdürü
- Üye – Kablo Kanalı Fabrika Müdürü
- Üye – Mali İşler Müdürü
- Üye – Ürün ve İş Geliştirme Direktörü
- Üye – Yurtiçi – Yurtiçi ve Yurtdışı Proje ve Satış Direktörü
- Üye – Yurtiçi – Yurtiçi ve Yurtdışı Satış Direktörü/KK
- Üye – Yurtdışı Busbar Satış Direktörü
- Üye – Kutu Fabrika Müdürü
- Üye – Busbar Fabrika Müdürü
Kurul kararlarının uygulanması düzenli olarak izlenir, gerektiğinde DÖF (Düzeltici/Önleyici Faaliyet) açılır ve sonuçlar Yönetim Gözden Geçirme toplantılarında gözden geçirilir.
Etik Kurul çalışmalarını aşağıda belirlenen ilkeler çerçevesinde yürütür:
- Bildirim ve şikayetler ile bildirim veya şikayette bulunanların kimliğini gizli tutar.
- Etik Kurul'a bildirimde bulunan herkes bu bildirimlerinden dolayı Etik Kurul'un koruması altında olup kendilerine baskı, ayrımcılık, mobbing gibi davranışlarda bulunulamaz.
- Etik Kurul değerlendirmeyi mümkün olduğu kadar gizlilik kuralları içinde yürütür.
- İnceleme ile ilgili bilgi, belge ve delili doğrudan doğruya mevcut olan birimden talep yetkisine sahiptir. Elde ettiği her türlü bilgi ve belgeyi sadece değerlendirme / şikayet konusu ile sınırlı olarak inceleyebilir.
- Değerlendirme süreci baştan itibaren yazılı tutanağa bağlanır. Bilgi delil ve belgeler tutanağa eklenir.
- Tutanak başkan ve üyeler tarafından imzalanır.
- Değerlendirme ivedi yöntemle ele alınır ve sonuca mümkün olan en hızlı şekilde ulaşılır.
- Kurulun aldığı kararlar derhal uygulamaya konulur.
- Sonuç hakkında ilgili bölümler ve mercilere bilgi verilir.
- Kurulun başkanı ve üyeleri bu konu hakkındaki görevlerini yerine getirirken bağlı oldukları bölüm yöneticileri ve organizasyonun içindeki hiyerarşiden bağımsız olarak ve etkilenmeden hareket ederler. Kendilerine konu hakkında baskı ve telkin yapılamaz.
- Kurul gerekli gördüğü takdirde uzman görüşüne başvurabilir ve değerlendirme esnasında gizlilik prensiplerini ihlal etmeyecek tedbirleri alarak uzmanlardan faydalanabilir.
- Değerlendirme "Disiplin Yönetimi Prosedürüne" göre yapılır.
- Etik Kurul toplantıları periyodik olarak yapılır, alınan kararlar kayıt altına alınır ve gerektiğinde Yönetim Kurulu'na raporlanır.
- Tüm bildirim ve soruşturmalar gizlilik ilkesi çerçevesinde yürütülür, ilgili kişilerin kimliği korunur ve bildirimi yapanlara karşı misilleme yapılmaması güvence altına alınır.
Sorularınız ve bildirimleriniz için aşağıdaki e-posta ve posta adreslerini kullanabilir veya Etik Kurul üyeleri ile direkt temasa geçebilirsiniz.
E-posta:
elk.etikkurul@eaegroup.comAdres:
Akçaburgaz Mah. 3114. Sk. No:10 34522 Esenyurt-İstanbulTelefon:
0212 866 20 00Referans Dokümanlar
- Disiplin Yönetimi Prosedürü (PR-41)
- Etik Kurul Atama Yazısı (F-431)
- Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Prosedürü (PR-86)
- Dilek ve Şikayet Prosedürü (PR-74)