Kurumsal

Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Prosedürü

1. Amaç ve Kapsam

Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Prosedürün amacı EAE Elektrik İş Etiği Prosedüründe de yer alan rüşvet ve yolsuzluk karşıtı politikalarının ortaya konulmasıdır.

Rüşvet ve yolsuzlukla mücadele prosedürü;

EAE Elektrik Yönetim Kurulu da dahil olmak üzere tüm EAE Elektrik çalışanlarını, mal ve hizmet aldığımız firmaları ve çalışanlarını, iş gücü aracıları, geçici personel sağlayıcıları, sözleşmeli temsilciler, taşeron alt yükleniciler ve diğer üçüncü taraf paydaşları, tedarikçi, danışmanlar, avukatlar, dış denetçiler de dahil olmak üzere EAE Elektrik adına görev yapan kişi ve kuruluşları (iş ortakları), kapsamaktadır.

Bu Prosedür;

  • EAE Elektrik tarafından onaylanmış ve uygulanmakta olan kurumsal yönetim ilkeleri'nin ve EAE Elektrik İş Etiği Prosedürü'nün,
  • Birleşmiş Milletler'in Küresel İlkeler Sözleşmesi'ne katılarak uymayı taahhüt ettiğimiz ilkelerin,
  • İnsan Kaynakları Uygulamalarının,

ayrılmaz bir parçasıdır.

2. Tanımlar

Yolsuzluk: Bulunulan konum nedeniyle sahip olunan yetkinin doğrudan veya dolaylı olarak her nevi kazanç sağlama amacıyla kötüye kullanılmasıdır.

Rüşvet: Bir kişinin, görevinin ifası ile ilgili bir işi yapması, yaptırması, yapmaması, hızlandırması, yavaşlatması amacıyla doğrudan veya aracılar vasıtasıyla, menfaat temin, teklif veya vaat edilmesi; talep veya kabul edilmesi, bunlara aracılık edilmesi gibi yollarla görevinin gereklerine aykırı davranması için bir başka kişiyle vardığı anlaşma çerçevesinde kendisine veya bunu talep eden tarafa veya bu ilişki dolayısıyla bir başkasına çıkar sağlamasıdır.

Rüşvet ve yolsuzluk pek çok farklı şekilde gerçekleştirilebilir, bunlar arasında:

  • Nakit ödemeler,
  • Siyasi ya da diğer bağışlar,
  • Komisyon,
  • Sosyal haklar,
  • Hediye,
  • Ağırlama,
  • Diğer menfaatler

sayılabilir.

Temsil ve ağırlama ile ilgili uygulamalarımız şirketimizin İş Seyahatleri ve Harcırah Uygulamaları Prosedürü'ne uygun şekilde gerçekleştirilir.

Çıkar Çatışması: Çalışanın, yakınlarının, arkadaşlarının veya ilişkide bulunduğu kişi ya da kuruluşların maddi ya da şahsi menfaatinin, çalışanın görevindeki tarafsızlığını etkilediği veya etkileyebildiği durumların tümünü ifade eder. Çalışanlar işe girişlerinde ve çıkar çatışmasına yol açabilecek bir durum ortaya çıktığında veya periyodik gözden geçirmeler sırasında çıkar çatışmasını detayları ile birlikte yazılı olarak yöneticisi ile paylaşır; yöneticiler de bu beyanları Etik Kurul'a iletmekle yükümlüdür.

Etik Kurul bu beyanları kayıt altına alır, riskleri periyodik olarak gözden geçirir ve gerekli durumlarda raporlar. Çıkar çatışması beyanları yılda bir kez toplanır, Etik Kurul tarafından değerlendirilir ve risk analizi raporuna entegre edilir. Risk derecesi "Düşük – Orta – Yüksek" olarak sınıflandırılır, gerekli durumlarda görev veya sorumluluk değişikliği planlanır.

Paydaşlar: Değer zinciri boyunca ekonomik, sosyal ve çevresel etkileşimde olunan yönetişim bileşenleridir.

3. Temel İlkeler

Rüşvet ve yolsuzlukla mücadele ilkelerimiz; sıfır tolerans, şeffaflık ve hesap verebilirlik esasları üzerine kurgulanmıştır.

4. Görev ve Sorumluluklar

Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Prosedürü uygulanması ve güncellenmesi Yönetim Kurulu'nun yetki, görev ve sorumluluğundadır. Bu çerçevede;

  • Yönetim Kurulunun, etik, güvenilir, yasaya uygun ve kontrollü bir çalışma ortamı tesis edilmesi için şirket yöneticilerine tavsiyede bulunması,
  • Yönetim Kurulu'nun belirleyeceği esaslara uygun olarak riskleri, değerlendirmeleri ve gerekli kontrol mekanizmalarını tesis etmeleri,
  • Yönetim Kurulu, Şirket Yöneticileri ve Etik Kurul'un kendi görev alanlarında EAE Elektrik faaliyetlerinin güvenli ve yasal düzenlemelere uyumlu şekilde yürütülüp yürütülmediğinin takibinin yapılması,
  • Prosedüre, kural ve düzenlemelere uyulmaması durumunda bildirim, inceleme ve yaptırım mekanizmalarının belirlenmesi ve işletilmesi,

gerekmektedir. Ayrıca, tüm EAE Elektrik çalışanları,

  • Yönetim Kurulu'nca belirlenen politikalara uyum sağlamak,
  • Kendi faaliyet alanları ile ilgili riskleri etkin şekilde yönetmek,
  • İlgili yasal düzenlemelere ve EAE Elektrik uygulamalarına uyumlu bir şekilde çalışmak,
  • Genel şirket prosedürüne ve bu prosedüre aykırı bir davranış, faaliyet ya da uygulama ile karşılaşılması durumunda Etik Kurul'a bildirmek,

ile sorumludur.

Yöneticiler, ekiplerinin hediye ve çıkar çatışmasına dair bildirimlerini aylık olarak gözden geçirir ve riskli durumları Etik Kurul'a raporlar.

Etik kurul yılda en az bir kez rüşvet ve yolsuzluk risk değerlendirmesi yapar.

5. Mal ve Hizmet Alınan ve Satılan Firmalar ve İş Ortakları

Mal ve hizmet alınan ve satılan firmaların ve iş ortaklarının, prosedür esaslarına ve ilgili diğer yasal düzenlemelere uyum sağlaması zorunludur ve bunlara uymayan kişi ve kuruluşlar ile çalışmalar sonlandırılır.

Tedarikçi ve iş ortaklarının rüşvet ve yolsuzluk riskleri, sözleşme öncesinde değerlendirilir. Riskli görülen firmalar için ek arka plan araştırması yapılır. Yeni iş ilişkisi kurulmadan önce tedarikçiden Gizlilik Sözleşmemizin imzalanması beklenir.

5.1 Firma ve İş Ortaklarının Seçimi

Mal ve hizmet alınan ve satılan firmaların ve iş ortaklarının seçimi aşamasında tecrübe, mali performans, teknik yeterlilik gibi kriterleri ile birlikte etik düzeyleri ve bu alanda olumlu bir geçmişe sahip olmaları da dikkate alınır. Rüşvet veya yolsuzlukla ilgili olumsuz istihbaratı olan firma ya da iş ortaklarıyla, diğer kriterleri karşılasalar bile çalışılmaz. Bu kapsamda herhangi bir iş ilişkisine girmeden önce gerekli araştırma ve değerlendirmelerin yapılması sorumluluğu öncelikle şirket yöneticilerindedir. Yönetim Kurulu, denetimlerinde söz konusu hususlara uygun davranılıp davranılmadığını değerlendirir. Yüksek riskli ülkelerde faaliyet gösteren tedarikçiler için ek arka plan araştırması yapılır.

5.2 Firma ve İş Ortakları İle Anlaşma Sağlanması

Olumlu istihbaratı olan ve diğer kriterleri karşılayan firma ve iş ortaklarıyla yapılacak anlaşma ve sözleşmelerde;

  • Prosedürde belirtilen esaslara ve ilgili diğer düzenlemelere tam uyum sağlanması,
  • Çalışanlarının bu esasları özümsemesi ve buna uygun davranması,
  • Belirli periyotlarla çalışanlarının Prosedür ile ilgili eğitimler almalarının sağlanması,
  • Çalışanlarına bildirim yükümlülükleri ve Etik Kurul ile ilgili düzenli hatırlatma yapması ve böyle durumlarla karşılaşmaları durumunda bildirim yapmalarını teşvik etmesi,

ile ilgili şartlara yer verilir. Bunlara uyulmaması ya da Prosedüre aykırı bir durum oluşması durumunda çalışmanın ve yürürlükteki sözleşmelerin haklı sebeple sonlandırılacağına ilişkin hükümlere yer verilir.

6. Politika ve Prosedürlerimiz

6.1 Rüşvet ve Yolsuzluk

EAE Elektrik her türlü rüşvet ve yolsuzluğun karşısındadır. Amacı ne olursa olsun rüşvet alınması ya da verilmesi kesinlikle kabul edilemez. Bu prosedür, Etik Kurul tarafından 3 ayda bir kez gözden geçirilir ve gerekli güncellemeler yapılır. Güncellenen versiyon QDMS üzerinden yayınlanarak tüm çalışanlara duyurulur.

İnsan kaynakları tarafından düzenlenen eğitimlerin planları ve kayıtları periyodik olarak iç denetim ekibi tarafından incelenir ve sonuçlar kalite birimi tarafından Etik Kurula raporlanır.

Rüşvet veya yolsuzluk aracılığıyla EAE Elektrik ile iş yapmak isteyen 3. taraflarla iş ilişkisinin devam ettirilmemesi gerekmektedir. Bu kapsamda süreç risk ve fırsatları analizi yapılır, önleyici kontroller belirlenir, eğitim ve farkındalık programları düzenlenir ve tüm kayıtlar denetime açık olarak saklanır.

Tüm çalışanlara yılda en az bir kez rüşvet ve yolsuzluk ile mücadele ve etik kurallarımız ile ilgili eğitimi verilir, yeni başlayanlara ise bu eğitimler oryantasyon programı kapsamında verilir.

Prosedür hükümleri, 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu ve ilgili mevzuatla uyumlu olarak uygulanır.

6.2 Hediye

Hediye, maddi bir ödeme gerektirmeyen ve genelde iş ilişkisinde bulunulan kişiler ya da müşteriler tarafından teşekkür ya da ticari nezaket icabı verilen bir üründür.

EAE Elektrik tarafından üçüncü şahıslara teklif edilen ya da verilen her türlü hediye alenen, iyi niyetle ve koşulsuz olarak teklif edilmelidir. Bu kapsamda verilebilecek hediyeler ve bunların kayıt altına alınması ile ilgili esaslar EAE Elektrik İş Etiği Prosedüründe yer alan Hediye Kabul Etme ve Verme maddesinde yazılı hale getirilmiştir.

Hediyenin kabul edilebilmesi için de aynı prensipler geçerlidir ve hediye ve ikramlar yalnızca makul, iş ile ilgili ve ölçülü olmalıdır. Ayrıca, bu kapsamda olsa bile hediye kabulünün sıklık arz etmemesi kabul edilen hediyelerle ilgili kabul eden tarafından ilk yöneticisi kanalıyla şirket İK ve Yönetim Kuruluna bildirimde bulunulması gerekmektedir.

6.3 Kolaylaştırma Ödemeleri

Bu Prosedürün kapsamında yer alan kişi ve kuruluşların, devlet kurumları ile rutin bir işlemi ya da süreci (izin ve ruhsat almak, belge temin etmek, vb.) güvenceye almak ya da hızlandırmak için kolaylaştırma ödemeleri teklif edilmez.

6.4 Bağışlar

EAE Elektrik, çalışanlarının işlerinden bağımsız olarak kendi topladıkları tutarlarla hayır kurumlarını desteklemeleri EAE Elektrik Bağış ve Yardım uygulamasının dışındadır. Ancak, bu noktada da EAE Elektrik İş Etiği Prosedüründe yer alan prensipler geçerlidir. Şirket tarafından yapılan bağışlar ve sponsorluklar, ticari avantaj sağlamak amacıyla kullanılamaz. Tüm bağışlar Yönetim Kurulu onayına tabidir ve bağışın alıcısı ile amacı kayıt altına alınır.

Yapılan bağışlar, 2860 sayılı Yardım Toplama Kanunu ve ilgili mevzuata uygun olmalıdır. Tüm bağış kayıtları periyodik olarak iç denetime sunulur ve raporlanır.

7. Hatasız Kayıt Tutma

EAE Elektrik muhasebe ve kayıt sistemi ile ilgili uymak zorunda olduğu hususlar yasal düzenlemeler ile düzenlenmiştir. Buna göre;

  • Üçüncü şahıslarla (müşteriler, tedarikçiler, vb.) ilişkilere ait her türlü hesap, fatura ve belgenin, eksiksiz, kesin ve doğruluğuna güvenilir şekilde kayda geçirilmesi ve muhafaza edilmesi,
  • Herhangi bir işleme ilişkin muhasebe ya da benzer ticari kayıtlar üzerinde tahrifat yapılmaması ve gerçeklerin saptırılmaması,
  • Tüm mali ve ticari kayıtlar şeffaflık ilkesine uygun olarak saklanması ve yetkili denetim mercilerine talep edildiğinde sunulması,
  • Sahte fatura, hayali gider veya sahte sözleşme gibi yolsuzluğa sebep olabilecek uygulamalar sıfır tolerans kapsamında yasaktır ve derhal Etik Kurul'una raporlanır.
8. Eğitim ve İletişim

Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Prosedürü, EAE Elektrik çalışanlarına duyurulmuş ve QDMS aracılığıyla da sürekli ve kolaylıkla erişilebilir durumdadır.

Eğitimler, çalışanların farkındalığının artırılması için önemli bir araçtır. Bu kapsamda İnsan Kaynakları Müdürlüğü tüm çalışanların katılımının zorunlu olduğu eğitim programları tasarlar.

Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Programı'nın eğitim etkinliği yıllık olarak eğitim yönetim sistemi aracılığı ile Etik Kurulu'na raporlanır.

9. İzleme ve Raporlama

İç denetim planına rüşvet ve yolsuzluk kontrolü eklenir.

Tüm sistem yılda en az bir kez gözden geçirilir ve sürekli iyileştirme yapılır. Denetimlerde tespit edilen bulgular için düzeltici aksiyon planı hazırlanır. İç denetimler yılda en az bir kez gerçekleştirilir, tespit edilen eksiklikler için CRM sistemi üzerinden düzeltici aksiyon planı oluşturulur ve takibi yapılır.

10. Prosedür İhlallerinin Bildirimi

Bir çalışan ya da EAE Elektrik adına hareket eden bir kişinin işbu prosedüre aykırı hareket ettiği yönünde görüş ya da şüphe varsa, elk.etikkurul@eaegroup.com mail üzerinden Etik Kurul'a iletilir.

EAE Elektrik, dürüst ve şeffaf bir yaklaşımı teşvik etmekte olup; iyi niyetle içten kaygılarını dile getiren herhangi bir çalışanını ya da EAE Elektrik adına hareket eden bir kişiyi desteklemektedir ve bildirimleri gizli tutmaktadır. Hiçbir çalışan Etik Kurul'a yapmış olduğu Etik Kural ihlali olduğuna inandığı bir bildirim nedeniyle baskı veya cezalandırmaya tabi tutulmaz, Etik Kurul'un yazılı oluru alınmadan görev kapsamı veya yerinde bu nedenle bir değişiklik yapılmaz.

Bildirim yapan kişi, bu tür bir muameleye maruz kalması durumunda bunu Etik Kurul'a iletmesi gerekmektedir.

Mal ve hizmet alınan firma ya da iş ortaklarının da çalışanlarına Etik Kurul iletişim bilgileri ile ilgili düzenli hatırlatma yapması ve böyle durumlarla karşılaşmaları durumunda bildirim yapmalarını teşvik etmesi gerekmektedir. Bu husus yapılan sözleşmelerle de garanti altına alınır.

EAE Elektrik İş Etiği Prosedürü ile ilgili hususlar belirli periyotlarla EAE Elektrik çalışanlarına hatırlatılmaktadır.

Her bildirim dilek ve şikayet sistemi ile de Etik Kurul'a ulaştırılabilir, bildirim sonuçları Etik Kurul tarafından kayıt altına alınır ve gizlilik esaslarına uygun şekilde bildirim sahibine geri dönüş yapılır.

Rüşvet ve yolsuzluk ihlallerini bildiren çalışanlar için misilleme yapılmayacağı güvence altına alınır ve Misilleme tespiti halinde derhal düzeltici aksiyon başlatılır ve Etik Kurul'a raporlanır.

Bu süreç, Dilek ve Şikâyet Sistemi üzerinden işletilen anonim bildirim mekanizmasıyla da desteklenir.

Çalışanlar için yılda en az bir kez ihbar bildirimi için dilek ve şikayet sisteminin nasıl kullanılacağına dair farkındalık eğitimi verilir. QR kodlar, intranet ve panolarda görünür şekilde paylaşılır.

11. Prosedür İhlalleri

Prosedüre aykırı olan veya olma ihtimali olan durumlarda, konu Etik Kurul tarafından incelenir ve uygunsuz davranışların tespiti halinde gerekli yaptırımlar uygulanır.

Mal ve hizmet alınan ve satılan firmalar veya EAE Elektrik adına görev yapan kişi ve kuruluşlar ile yapılan sözleşmelerde Prosedüre aykırı davranış, tutum ya da faaliyet bulunduğunun belirlenmesi durumunda çalışmaların / yürürlükteki sözleşmelerin EAE Elektrik tarafından haklı sebep ile tek taraflı olarak sonlandırılacağına dair hükümlere yer verilir ve Prosedür ihlali durumunda da istisna yapılmaksızın bu hükümler uygulanır.

Prosedür ihlallerine ilişkin bulgular, Dilek ve Şikâyet Sistemi veya elk.etikkurul@eaegroup.com adresi üzerinden Etik Kurul'a iletilir. Yıllık periyotlarda Süreç Risk ve Fırsat Analizi Raporuna entegre edilir ve Etik Kurul tarafından gözden geçirilerek sistematik iyileştirme önerileri oluşturulur.

İlgili Dokümantasyon

  • İş Etiği Prosedürü (PR-85)
  • İş Seyahatleri ve Harcırah Uygulamaları Prosedürü (PR-52)
  • Disiplin Prosedürü (PR-41)
  • Dilek & Şikayet Prosedürü (PR-74)
  • Süreç Risk ve Fırsat Dokümanı (F-118)
  • 5237 Sayılı Türk Ceza Kanunu
  • 4857 Sayılı İş Kanunu
  • ISO 37001 Yolsuzlukla Mücadele Yönetim Sistemi